1.المقدمة

توضح هذه السياسة كيفية قيام مركز تلاقي للحوار واللقاء المدني، المنشأ والمدار من قبل Advancing Civil Society – GLOCA، بجمع المعلومات المقدمة عبر نظام الحجز الإلكتروني، وقنوات التواصل، والأنشطة، وعمليات التوثيق ذات الصلة، وكيفية استخدامها وتخزينها ومشاركتها وحمايتها.

من خلال تقديم طلب حجز، أو المشاركة في نشاط، أو التواصل مع مركز تلاقي، فإنك تقر بأن معلوماتك قد تتم معالجتها وفقًا لهذه السياسة.

2.من نحن

مركز تلاقي للحوار واللقاء المدني هو مساحة مدنية وثقافية تقع في حلب القديمة، وتديرها Advancing Civil Society – GLOCA.

يستضيف المركز أنشطة الحوار المدني، واللقاءات المجتمعية، وبناء القدرات، والمبادرات الثقافية، ومبادرات الشباب والمتطوعين، وأنشطة التماسك المجتمعي، والفعاليات التي يقودها الشركاء، إضافة إلى الأنشطة المدعومة من المانحين والشركاء المؤسسيين.

3.المعلومات التي نجمعها

عند تقديم طلب حجز، أو المشاركة في نشاط، أو التواصل مع مركز تلاقي، قد نقوم بجمع المعلومات التالية:

• اسم المنظمة أو المبادرة أو المجموعة.
• اسم شخص التواصل.
• البريد الإلكتروني ورقم الهاتف.
• نوع المنظمة أو المبادرة.
• عنوان النشاط المقترح ووصفه.
• المساحة المطلوبة، والتاريخ، والفترة الزمنية.
• العدد المتوقع للمشاركين والفئة المستهدفة من النشاط.
• مسار الاستضافة المطلوب والاحتياجات اللوجستية الأساسية.
• المعلومات المتعلقة بالتصوير أو التغطية الإعلامية.
• معلومات الحضور عندما تكون مطلوبة لأغراض التقارير أو التوثيق.
• بيانات المشاركين المجمعة، مثل عدد المشاركين، والجندر، والفئة العمرية، وحالة الإعاقة، أو أي بيانات إحصائية غير تعريفية عند الاقتضاء.
• الصور، أو مقاطع الفيديو، أو الشهادات، أو الاقتباسات، أو توثيق النشاط، وذلك وفقًا للموافقة وطبيعة النشاط.
• أي معلومات إضافية يتم تقديمها طوعًا في طلب الحجز، أو استمارات التسجيل، أو كشوف الحضور، أو استمارات التقييم، أو مراسلات المتابعة.

بالنسبة للأنشطة القائمة على العضوية، مثل صالون تلاقي السياسي، قد نجمع أيضًا معلومات مرتبطة بالعضوية، بما في ذلك طلبات العضوية، ومجالات الاهتمام، وتفضيلات المشاركة، والموافقة على الانضمام إلى مجموعات التواصل، والمعلومات اللازمة لإدارة العضوية والمشاركة.

4.لماذا نجمع هذه المعلومات

نقوم بجمع هذه المعلومات واستخدامها للأغراض التالية:

• مراجعة طلبات الحجز وإدارتها.
• تقييم مدى توافق النشاط المقترح مع رسالة المركز وقيمه ومدونة السلوك المعتمدة لديه.
• تأكيد طلبات الحجز أو تعديلها أو رفضها.
• التواصل مع الجهة المنظمة قبل النشاط وأثناءه وبعده.
• تنسيق الترتيبات اللوجستية والتشغيلية.
• توثيق استخدام مساحات المركز.
• إعداد السجلات الداخلية، والتقارير، وملخصات الأنشطة، ووثائق التعلم.
• الوفاء بمتطلبات المانحين والشركاء والعقود والمتابعة والتقييم والمساءلة والتقارير.
• إنتاج إحصاءات مجمعة حول المشاركة، والوصول، والانتشار، واستخدام المركز.
• تحسين جودة مركز تلاقي وإتاحته وإدارته.
• مراجعة وإدارة طلبات العضوية للأنشطة مثل صالون تلاقي السياسي، وإصدار أرقام العضوية، والتواصل مع الأعضاء المقبولين، وتنظيم المشاركة في الجلسات ومجموعات التواصل ذات الصلة.
• دعم التواصل المؤسسي والظهور العام والتقارير العامة، عند الاقتضاء وبما يتوافق مع الموافقة.

5.استخدام المعلومات في تقارير المانحين والشركاء

قد يعمل مركز تلاقي وAdvancing Civil Society – GLOCA مع مانحين وشركاء ومؤسسات وجهات داعمة. وكجزء من هذه العلاقات، قد يقوم المركز بإعداد ومشاركة تقارير وتحديثات ومواد توثيقية وبيانات متابعة وملخصات أنشطة.

قد تتضمن هذه التقارير:

• وصف الأنشطة.
• صورًا من الأنشطة، عندما تسمح الموافقة وقواعد التوثيق بذلك.
• إحصاءات مجمعة حول المشاركين والمستفيدين.
• بيانات ديموغرافية عامة، مثل الجندر أو الفئة العمرية أو فئة المشاركين أو المنطقة الجغرافية، عند الاقتضاء.
• ملخصات غير تعريفية حول المشاركة، والتغذية الراجعة، والنتائج، والدروس المستفادة.
• اقتباسات أو قصص أو شهادات مختارة، فقط عندما يكون ذلك مناسبًا ومع مراعاة الخصوصية والموافقة.

يسعى مركز تلاقي إلى تجنب مشاركة البيانات الشخصية غير الضرورية مع المانحين أو الشركاء. ولا تُشارك المعلومات التعريفية الشخصية إلا عندما يكون ذلك مطلوبًا أو مبررًا أو قائمًا على الموافقة أو ضروريًا لأغراض تنظيمية أو تعاقدية أو مساءلة أو حماية أو قانونية مشروعة.

تُعامل البيانات الشخصية الحساسة بحذر إضافي، ولا تُنشر أو تُشارك علنًا دون موافقة وضمانات مناسبة.

6.كيفية استخدام معلوماتك

تُستخدم المعلومات المقدمة عبر نظام الحجز أو التي يتم جمعها أثناء الأنشطة فقط للأغراض المتعلقة بإدارة أنشطة مركز تلاقي وتنسيقها وتوثيقها وإعداد تقاريرها ومتابعتها.

7.من يمكنه الوصول إلى المعلومات

يقتصر الوصول إلى المعلومات المرتبطة بالحجز والأنشطة على الأعضاء المخولين في مركز تلاقي وAdvancing Civil Society – GLOCA ممن تقع ضمن مسؤولياتهم:

• إدارة طلبات الحجز.
• تنسيق الأنشطة.
• تجهيز المساحة.
• المتابعة مع الجهات المنظمة.
• توثيق الأنشطة.
• إعداد التقارير الداخلية وتقارير المانحين.
• إدارة متطلبات المتابعة والتقييم والمساءلة والتعلم.
• ضمان الالتزام بإجراءات الحماية والخصوصية والتشغيل.

عند الضرورة، قد تتم مشاركة معلومات محدودة مع أعضاء الفريق المعنيين، أو المانحين، أو الشركاء، أو المستشارين، أو مزودي الخدمات، أو الجهات المؤسسية ذات الصلة، وذلك فقط بالقدر المطلوب لتنظيم النشاط المعتمد أو دعمه أو توثيقه أو إعداد التقارير عنه أو متابعته.

8.الصور والفيديو والموافقة الإعلامية

قد يقوم مركز تلاقي بتوثيق الأنشطة من خلال الصور، ومقاطع الفيديو، والملخصات المكتوبة، وبيانات الحضور، والاقتباسات، والشهادات، ومواد أخرى لأغراض التقارير، والأرشفة، والتواصل مع المانحين، والتوثيق المؤسسي، والظهور الإعلامي، والتواصل العام.

• يجب أن يحترم التصوير الفوتوغرافي أو الفيديو خصوصية المشاركين وكرامتهم وسلامتهم وموافقتهم.
• تتحمل الجهة المنظمة مسؤولية إبلاغ مركز تلاقي مسبقًا إذا كان النشاط يتضمن تصويرًا فوتوغرافيًا أو فيديو أو تغطية صحفية أو تواصلًا عامًا.
• ينبغي عدم تصوير المشاركين أو تسجيلهم أو اقتباس أقوالهم أو تعريفهم علنًا أو إدراجهم في مواد تواصلية ضد رغبتهم.
• في الأنشطة الحساسة أو المغلقة أو المرتبطة بالحماية أو عالية المخاطر، قد يقيّد مركز تلاقي التصوير أو التغطية الإعلامية أو التواصل العام أو يمنعها.
• عند استخدام الصور أو القصص في تقارير المانحين أو المواد العامة أو التواصل المؤسسي، يسعى مركز تلاقي إلى ضمان أن يكون هذا الاستخدام محترمًا ودقيقًا ومتوافقًا مع الموافقة ومبادئ الحماية.

9.التواصل عبر البريد الإلكتروني ومسؤولية متابعة الرسائل

من خلال تقديم طلب حجز، توافق الجهة المنظمة أو شخص التواصل على أن يتواصل مركز تلاقي معها عبر البريد الإلكتروني المقدم في استمارة الحجز.

قد يشمل التواصل عبر البريد الإلكتروني:

• تأكيدات الحجز.
• طلبات الحصول على معلومات إضافية.
• تعليمات مرتبطة بالنشاط.
• متطلبات تشغيلية.
• تذكيرات.
• تحديثات أو تغييرات متعلقة بالحجز.
• إشعارات إلغاء أو تعديل.
• أسئلة متابعة.
• الشروط، والسياسات، وإشعارات الخصوصية، وأي معلومات أخرى ذات صلة.

يتحمل شخص التواصل مسؤولية تقديم بريد إلكتروني دقيق وفعال، ومراجعة صندوق الوارد والبريد غير المرغوب فيه أو أي مجلدات مفلترة بانتظام.

لا يتحمل مركز تلاقي مسؤولية التأخير أو فوات التعليمات أو فوات التأكيدات الناتجة عن بريد إلكتروني غير صحيح، أو صندوق بريد غير فعال، أو صندوق ممتلئ، أو فلترة الرسائل، أو عدم مراجعة البريد الإلكتروني في الوقت المناسب.

لا يُعد الحجز مؤكدًا ما لم يتم إرسال تأكيد صريح من مركز تلاقي.

10.تخزين البيانات والاحتفاظ بها

قد تُخزن المعلومات المرتبطة بالحجز والأنشطة في Microsoft Bookings وMicrosoft 365 وPower Pages وأنظمة البريد الإلكتروني وSharePoint والسجلات الداخلية وأدوات المتابعة وملفات التقارير أو غيرها من الأنظمة الآمنة التي تستخدمها Advancing Civil Society – GLOCA.

يحتفظ مركز تلاقي بالمعلومات فقط للمدة اللازمة للأغراض التشغيلية، والتقارير، والمساءلة، والتدقيق، والتعلم، والامتثال لمتطلبات المانحين، والتوثيق المؤسسي، والأغراض القانونية.

قد يتم حذف المعلومات التي لم تعد مطلوبة أو أرشفتها أو إخفاء هوية أصحابها أو الاحتفاظ بها بصيغة مجمعة وفقًا للإجراءات الداخلية.

11.حماية البيانات وأمنها

يتخذ مركز تلاقي تدابير تنظيمية وتقنية معقولة لحماية المعلومات المقدمة من الوصول غير المصرح به أو إساءة الاستخدام أو الفقدان أو التعديل أو الإفصاح.

قد تشمل هذه التدابير تقييد الوصول إلى الموظفين المخولين، واستخدام أنظمة تنظيمية آمنة، وتنظيم السجلات، وتطبيق إجراءات داخلية للتوثيق وإعداد التقارير.

12.الأدوات والخدمات الخارجية

قد يستخدم مركز تلاقي Microsoft Bookings وMicrosoft 365 وPower Pages وخدمات البريد الإلكتروني وSharePoint والتخزين السحابي والاستمارات الإلكترونية وغيرها من الأدوات الرقمية لاستلام طلبات الحجز والمعلومات المرتبطة بالأنشطة وإدارتها وتخزينها ومعالجتها.

قد تعالج هذه الأدوات المعلومات وفقًا لمعاييرها التقنية والأمنية والخصوصية الخاصة بها. يستخدم مركز تلاقي هذه الأدوات لأغراض تنظيمية وتشغيلية وتقريرية وتواصلية مشروعة.

13.حقوقك

يمكنك التواصل مع مركز تلاقي لطلب:

• الوصول إلى المعلومات التي قدمتها.
• تصحيح المعلومات غير الدقيقة.
• الحصول على توضيح حول كيفية استخدام معلوماتك.
• حذف المعلومات عندما لا يعود الاحتفاظ بها ضروريًا ويكون الحذف ممكنًا تشغيليًا وتعاقديًا وقانونيًا.
• سحب أو تقييد الموافقة المرتبطة بالصور أو الفيديوهات أو الاقتباسات أو القصص أو مواد التواصل العام.
• الحصول على توضيح حول ما إذا كانت المعلومات قد تُدرج في تقارير المانحين أو الشركاء.

تتم مراجعة الطلبات والتعامل معها خلال إطار زمني معقول، مع مراعاة المتطلبات التشغيلية والتقريرية والتعاقدية ومتطلبات الحماية والقانونية.

14.الأطفال والمشاركون الأكثر هشاشة

إذا كان النشاط يشمل أطفالًا، أو يافعين، أو أشخاصًا ذوي إعاقة، أو ناجين، أو نازحين، أو عائدين، أو أي مشاركين قد يكونون أكثر هشاشة، فيجب على الجهة المنظمة إبلاغ مركز تلاقي مسبقًا وضمان وجود تدابير مناسبة للموافقة، والحماية، والخصوصية، والسلامة.

قد يطلب مركز تلاقي ضمانات إضافية، أو يحد من جمع البيانات الشخصية، أو يقيّد التصوير، أو يمنع التوثيق العام لهذه الأنشطة.

15.البيانات المجمعة وغير التعريفية

قد يستخدم مركز تلاقي البيانات المجمعة أو غير التعريفية لأغراض التحليل الداخلي، وتقارير المانحين، والتواصل العام، والتعلم، والتخطيط، والتقييم.

قد تشمل هذه البيانات عدد الأنشطة، وعدد المشاركين، والتوازن الجندري، ومشاركة الشباب، ونوع النشاط، ونوع مسار الاستضافة، واستخدام المساحات.

كلما أمكن، تعتمد التقارير والتواصل العام على البيانات المجمعة بدلًا من المعلومات الشخصية التعريفية.

16.تحديث هذه السياسة

قد يقوم مركز تلاقي بتحديث هذه السياسة عند الحاجة لتعكس التغييرات في عملية الحجز، أو الإجراءات التشغيلية، أو الأدوات الرقمية، أو متطلبات التقارير، أو متطلبات المانحين، أو الالتزامات القانونية والتنظيمية.

تُعد النسخة الأحدث المنشورة على الموقع هي النسخة المعتمدة.

17.التواصل

للاستفسارات المتعلقة بسياسة الخصوصية هذه أو باستخدام معلوماتك، يرجى التواصل مع: